Ingebrekestelling bij B2B vereist?

Voor veel mkb’ers komt het helaas steeds vaker voor: onbetaalde facturen en niet-nagekomen afspraken. Enerzijds heeft een mkb’er te maken met particuliere klanten en anderzijds met zakelijke klanten. In de praktijk blijkt het niet altijd even duidelijk of er bij zakelijke klanten een ingebrekestelling vereist is voordat een mkb’er over kan gaan tot het incasseren van een openstaande vordering. In deze blog proberen wij daar duidelijkheid over te geven.

Betalingstermijn
Een overeenkomst die gesloten is tussen twee bedrijven (B2B) kent een aparte betalingstermijn die sinds 16 maart 2019 is opgenomen in de Wet Betalingstermijnen. Uit deze wet vloeit voort dat er een redelijke termijn tot betaling wordt gehanteerd. Wat is redelijk? Deze termijn bedraagt 30 dagen en is alleen van toepassing wanneer twee bedrijven in een overeenkomst geen betalingstermijn hebben vastgelegd. Wanneer de 30 dagen zijn verstreken, vervalt de wettelijke betalingstermijn. Deze wet is niet van dwingende aard. Daarom is het voor bedrijven mogelijk om een betalingstermijn op te nemen in een overeenkomst. U mag in beginsel geen betalingstermijn afspreken die langer is dan 60 dagen, tenzij u aantoont dat de overschrijding van deze termijn voor beide partijen niet nadelig is.

Verzuim
Er bestaat een groot verschil tussen het in gebreke stellen van een particuliere klant en een zakelijke klant. Hierdoor zijn er ook verschillen in het moment wanneer een partij in verzuim is. Uw zakelijke klant waarmee u een overeenkomst heeft gesloten, is op grond van het zogenoemde Besluit Buitengerechtelijke Incassokosten (BIK) een minimumbedrag van € 40 aan incassokosten verschuldigd wanneer deze in verzuim is. Tevens is het mogelijk om meer dan deze € 40 in rekening te brengen. Daarbij moet wel de aantekening worden gemaakt dat, wanneer u hogere incassokosten vordert, de rechter de mogelijkheid heeft om deze te matigen. De rechter mag dat echter alleen doen wanneer u niet heeft laten zien dat de door u gemaakte incassokosten hoger zijn dan het bedrag dat u aan incassokosten vordert. In zoverre vormen de in het BIK benoemde € 40 aan incassokosten dus ook in B2B-relaties de ondergrens.

Om de incassokosten te kunnen vorderen, is het juridisch gezien niet noodzakelijk om op voorhand een aanmaning te versturen. Let op: het betreft hier een aanmaning voor de incassokosten, niet voor het openstaande bedrag! Dit bedrag is uw zakelijke klant verschuldigd zodra de wettelijke of overeengekomen uiterste dag van betaling is verstreken en uw vordering onbetaald blijft. U hoeft hierbij niet aan te tonen dat u deze incassokosten heeft gemaakt. Nadat deze termijn is verstreken, is uw zakelijke klant van rechtswege in verzuim.

1Van Leeuwen, F. (2017, 7 november). Welke betalingstermijn is redelijk? Wat zegt de wet? Een overzicht van alle betalingstermijnen: praktisch, helder en volledig up-to-date (2017).
2Van Zandvoort, B. (2018, 20 december). Hoge Raad: termijn veertiendagenbrief gaat pas in bij bezorging.
3PlasBossinade. (2017, 26 januari). Buitengerechtelijke incassokosten; hoe zit het ook alweer?
4ECLI:NL:HR:2015:1868
5T&C BW, commentaar op art. 6:96 BW, S.D. Lindenbergh

Veertiendagenbrief
De veertiendagenbrief wordt ook wel de Wet Incasso Kosten (WIK-)brief genoemd. Na het versturen van de WIK-brief aan uw klant, is hij of zij in gebreke. De veertiendagenbrief is niet van toepassing wanneer het een B2B-verhouding betreft. Zoals eerder aangegeven, regelt de wet namelijk dat uw zakelijke klant de buitengerechtelijke incassokosten reeds is verschuldigd vanaf de dag nadat de overeengekomen betalingstermijn van de factuur is verlopen en deze onbetaald is gebleven.

Er is echter wel een uitzondering op deze regel. Deze uitzondering wordt ook wel de ‘reflexwerking’ genoemd. Dit houdt in dat zeer kleine ondernemingen of eenmanszaken onder bepaalde omstandigheden kunnen worden beschouwd als ‘consument’. In dat geval kan de eenmanszaak zich beroepen op de veertiendagenbrief, omdat deze wel van toepassing is op ‘particuliere klanten’. In deze gevallen moet u een dergelijke partij alsnog een veertiendagenbrief toesturen.

Aanmaning
Voordat u wellicht wilt overgaan op het incasseren van uw vordering, is het gebruikelijk om één aanmaningsbrief of een aanmaning per e-mail te versturen naar uw zakelijke klant. Deze aanmaning verstuurt u zodra de wettelijke of overeengekomen betalingstermijn is verstreken en u geen betaling heeft ontvangen. Uw zakelijke klant is dan, zoals reeds aangegeven, van rechtswege in verzuim. Er is dan sprake van een officiële wanbetaling.

U dient uw zakelijke klant mede te delen dat de fatale termijn is verstreken en dat u de openstaande facturen voor een fatale datum op een bankrekeningnummer ontvangen wilt hebben. Mocht de betaling na deze aanmaning uitblijven, dan kunt u uw vordering uit handen geven aan ons gerechtsdeurwaarderskantoor.

Conclusie
Het is wettelijk niet verplicht om bij een B2B-verhouding uw zakelijke klant in gebreke te stellen. Bij het uitblijven van een betaling op uw vordering, is uw zakelijke klant van rechtswege in verzuim. Het is hierbij van essentieel belang dat de wettelijke of contractuele betalingstermijn is verstreken en u geen betaling heeft ontvangen van uw zakelijke klant. Tevens kunt u tenminste € 40 aan incassokosten vorderen op uw zakelijke klant. Het is gebruikelijk dat, voordat u overgaat tot het incasseren van uw vordering, u één aanmaning verstuurd aan uw zakelijke klant. Hierbij is belangrijk dat de fatale betalingstermijn is verstreken. Er is dan sprake van een officiële wanbetaling.

Wenst u deskundige ondersteuning? Dan bent u bij Van Schendel en Partners aan het juiste adres.

6CIB Incasso. (2018, 22 mei). Vijf onduidelijkheden over de veertiendagenbrief.
7De Voordeligste Deurwaarder. (2019, 18 september). Wanbetaling? Zo pak je een wanbetaler aan!

AUTEUR: Jesse Andrieu, stagiair Hogeschool Utrecht, Rechten